Minden vállalat meg tudja nevezni a működéshez, a termelékenységhez, a nyereségességhez és a sikerességhez szükséges tevékenységeket, és ismeri azok fontossági sorrendjét. Nyilvánvaló, hogy a főtevékenységet és az ahhoz szorosan kapcsolódó funkciókat semmi esetre sem lenne célszerű harmadik félnek (szolgáltatónak) átadni, mivel azok jelentik a vállalat sikerének kulcsát.

Ellenben a legtöbb szervezet olyan melléktevékenységeket is végez, amelyek jelentős energiákat vesznek el mind a menedzsmenttől, mind a beosztottaktól ugyanakkor nem feltétlenül képezik alapját az eredményes működésnek.

Döntés előtt

Miután a cég vezetői stratégiai és operatív szinten is feltérképezték ezen tevékenységek körét és hasznosságát, meg kell nevezniük mindazon szempontokat, amelyek kapcsán a kiszervezés – mint megoldás – szóba jöhet és megfelelő módszert jelenthet vállalkozás számára. Az érvek között nagy valószínűséggel szerepelni fog a költséghatékonyság, a szükséges munkaerő csökkenése, a termelékenység fokozása, a főtevékenység és a járulékos tevékenységek növekvő szerepe valamint számos további cégspecifikus szempont.

Az outsourcingra készülő szervezeteknek kiváltképp hasznos költséganalízist, munkaerőtervet, és egy komplex üzleti tervvázlatot készíteniük arra az esetre, ha a kiszervezés megvalósul, hiszen jelentős források szabadulhatnak fel, amelyek lekötésére fel kell készülnie a vezetőségnek és az alkalmazottaknak is. Ráadásul a leendő szolgáltató is minden valószínűség szerint érdeklődni fog a kiszervezést támogató érvek felől, és annak céljairól. A kiszervezésről szóló egyeztetések megkezdésekor érdemes egy kijelölt személyt megadni, aki az outsourcing stratégiai menedzsereként tartja a kapcsolatot a szolgáltatóval, begyűjti a szükséges információkat és megválaszolja a felmerülő kérdéseket. Mivel a professzionális szolgáltatók általában jól strukturált kérdéssorral és felkészült kollegákkal állnak a megbízó rendelkezésére, a kijelölt munkatárs feladata az outsourcing nyomonkövetése, ellenőrzése és az esetleges szervezeti akadályok elhárítása lesz.

Szolgáltató választás

A kiszervezés valószínűleg hosszútávra szóló együttműködést és partnerséget jelent majd a felek között, így a minden tekintetben megfelelő szolgáltató kiválasztása stratégiai fontosságú feladat. Érdemes több outsourcing-ot kínáló cégtől is ajánlatot kérni, és személyesen találkozni a képviselőikkel, hogy feltehessük kérdéseinket és meggyőződhessünk, hogy a számunkra ideális céggel kötjük meg a szerződést.

A megállapodást követően még mindig a megbízóé a szerep, ugyanis ajánlatos a vállalkozást, annak tevékenységét és eredményeit, valamint a kiszervezésre váró tevékenységet teljes egészében az outsourcing-ot végző cég számára bemutatni.

Kiszervezetten

Miután átadtuk a szükséges információkat, felmértük a lehetséges előnyöket (és hátrányokat is!), kijelöltük a felelős kollegá(ka)t, megegyeztünk az árban, megkezdődhet a kiszervezés.

A tevékenységi kör tisztázásával világossá válik a szolgáltató számára, hogy milyen mértékű projektről van szó, ennek megfelelően kell biztosítania a megfelelő számú és képzettségű (tapasztalattal) rendelkező munkatársakat. Nagy valószínűséggel a szolgáltató is kijelölt majd egy, a kiszervezés teljeskörű menedzseléséért felelős projektvezetőt, aki kapocsként funkcionál a projektbe bevont kollegák és a megbízó között. Mint minden stratégiai fontosságú üzleti tevékenységnél, az outsourcing esetében is érvényesül a 80% tervezés és 20% kivitelezés szabály. Attól függően, hogy mely tevékenységek kiszervezéséről van szó, az információkon kívül szükség lehet munkaerőre (HR outsourcing), informatikai eszközökre (IT outsourcing), speciális programokra (bérszámfejtés, könyvelés) külön irodahelyiségre (call center, könyvelés), know-howra. Fontos tudni, hogy melyikre milyen arányban van szükség, melyek a kiszervezésre váró tevékenységhez szükséges erőforrások. Ezt követően megkezdődhet a „mozgósítás”, azaz a tökéletes kivitelezéshez szükséges tényezők összegyűjtése, a megfelelő emberek kiválasztása és az outsourcing-gal kapcsolatos munkaterv illetve folyamatábra és a költséganalízis.

Az adott projektbe bevont kollegáknak minden információt meg kell kapniuk a rájuk vonatkozó feladat(ok) elvégzéséhez, továbbá érdemes rendszeres megbeszéléseket tartani az outsourcing menetéről, megvitatni az esetleges problémákat, kidolgozni lehetséges megoldási módszereket. Különösen ügyelni kell ilyenkor is a megbízóval való folyamatos kapcsolattartásra és egyeztetésre, a siker kulcsa ugyanis a legtöbb esetben az igények pontos megértésén és a jól informáltságon alapszik.

Polgár Zita

Doit HR